Überblick über alle Umzugskartons

Jeder von uns ist wahrscheinlich schon einmal umgezogen. Aber so ein Umzug einer gesamten Verwaltungsbehörde ist noch einmal eine ganz andere Größenordnung, oder?
Ružica Drescher: Der Unterschied liegt in der Koordination der vielen Termine, ein solcher Umzug geht nicht an einem Tag vonstatten. Verändert sich die Bauplanung, müssen auch wir nachziehen. Da ist es wichtig, dass man alle Beschäftigten mitnimmt. Manche haben ihren Arbeitsplatz am alten Standort schon seit mehr als zwanzig Jahren. Der ein oder die andere ist nun vielleicht nervös. Denn ein neues Gebäude bedeutet immer auch Veränderung. Aber wenn man das Gebäude sieht, kann man sich eigentlich nur darauf freuen. Mir gefällt es total gut.

Was ist beim Umzug die größte Herausforderung?
Drescher: Ganz klar das Volumen, das wir stemmen müssen. Wir sprechen hier von sehr vielen Akten. Insgesamt umfassen sie fast 800 Kartons. Den Großteil davon machen BAföG-Anträge und andere Unterlagen aus dem Amt für Ausbildungsförderung aus. Die müssen zum Teil bis zu zehn Jahren aufgehoben werden. Danach kommt der Wohnservice mit all seinen Mietverträgen und schließlich die Buchhaltung und Hochschulgastronomie. Zum Glück ist dort gerade in den
vergangenen Jahren vieles digitalisiert worden.

Wird alles aus dem alten Gebäude mitgenommen?
Drescher: Wir haben im Vorfeld vieles aussortiert. Dafür kam ein spezielles Entsorgungsunternehmen, das ganze Aktenkartons auf einmal geschreddert hat. So sind wir schon einmal über hundert Kartons losgeworden, die wir jetzt nicht mehr umziehen müssen.

Was hilft Ihnen, den Überblick bei all den Umzugskartons zu behalten?
Drescher: Tatsächlich eine Farbgliederung. Mit bunten Aufklebern auf den Kartons oder Möbeln ist auf den ersten Blick ersichtlich, in welches Stockwerk oder welchen Bereich das Stück soll. Es hilft auch, viel mit den Beschäftigten zu sprechen und deren Systematik miteinzubinden, zum Beispiel wie die Akten bislang angeordnet waren.

Der Inhalt all dieser Akten ist zum Teil sehr sensibel. Welchen Einfluss hat das auf den Umzug?
Drescher: Wir haben bei der Wahl des Umzugsunternehmens darauf geachtet, dass dieses zuvor schon einmal mit einem Finanzamt oder anderen Behörden zusammengearbeitet hat und entsprechend Erfahrung hat. Tatsächlich darf das Umzugsunternehmen die fertig gepackten Kartons lediglich transportieren. Das Ein- und Auspacken müssen aus Datenschutzgründen unsere Beschäftigten selbst übernehmen. Aber wir sind alle motiviert, das gemeinsam anzupacken.

Was ist von den Maßen her das Größte, das umgezogen werden muss?
Drescher: Sicherlich der Server. Davor habe ich auch wirklich Respekt, denn ohne Server läuft im Neubau nichts. Mit unserer IT-Abteilung haben wir wirklich Glück, die Kollegen dort sind total flexibel und haben immer gleich eine Lösung parat. Das gilt auch für unser Team Bau. Ich bin sehr dankbar für die tolle Unterstützung.

Zum Schluss des Gesprächs: Haben Sie noch einen Tipp für alle, die bald umziehen?
Drescher: Zuerst einmal gründlich ausmisten. Man hat so viel Ballast, den man sonst nur unnötig mitumzieht. Dann packt man am besten die Sachen zuerst ein, die man am neuen Ort zuerst braucht. Mit farbigen Punkten kann man vieles außerdem visualisieren und schnell wiederfinden. Eine gute Beschriftung ist dann die halbe Miete.